Über viel zu teuren Kaffee auf Dienstreisen

Jeder, der schon mal morgens viel zu früh am Flughafen saß und sich dort auf den ersten Kaffee gefreut hat, kennt die Situation beim Bezahlen: „Im Ernst, so teuer? Wurden die Espressobohnen einzeln gemahlen?“

Wenn Du Dich jetzt noch auf Dienstreise befindest, hast Du hier schon die — zugegeben recht einfache — Definition von „Verpflegungsmehraufwand“. Wer sich nicht zuhause verpflegen kann, zahlt mehr. Für den ersten Kaffee, für das Mittagessen, für Getränke zwischendurch und, und, und. Das weiß auch der Gesetzgeber und hat das deshalb ganz genau geregelt – im §4 des Einkommenssteuergesetzes. Das ist auf der einen Seite großartig, auf der anderen Seite aber auch sehr bürokratisch. Es gibt also Klärungsbedarf:

Was Du wirklich über den Verpflegungsmehraufwand wissen solltest

Wie immer kommt es auf die Details an und das fängt bereits beim Begriff an. Entscheidend ist das „mehr“ in Verpflegungsmehraufwand. Verpflegen muss man sich ja schließlich immer, auch wenn man täglich ins Büro fährt. Aber das geht zuhause eben deutlich günstiger als auf einer Dienstreise. Deshalb gibt es Pauschalen, die diese Mehrkosten abdecken sollen. Diese sogenannten Pauschbeträge werden entweder vom Arbeitgeber gezahlt oder können als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Und jetzt wird es interessant. Nicht nur, weil es Geld gibt, sondern weil Du dir eigentlich nur zwei Beträge merken musst: 12€ und 24€.

  • 24€ gelten für Abwesenheiten von mindestens 24 Stunden
  • 12€ für Abwesenheiten von mindestens 8 Stunden oder für reine An- und Abreisetage

Das klingt einfach, aber Du ahnst es wahrscheinlich schon: in Wirklichkeit ist es natürlich komplizierter.

Ist beispielsweise das Frühstück in der vom Arbeitgeber bezahlten Unterkunft inbegriffen, muss das prozentual abgezogen werden. Und das gilt für alle nicht selbst gezahlten Mahlzeiten. Gerade bei mehrtägigen Reisen inklusive An- und Abreisetag gibt es da einiges zu berechnen und nicht wenige Fehlerquellen. Und warst Du etwa auch noch im Ausland? Auch dort gibt es für jedes Land zahlreiche Sonderregelungen.

Geht das nicht einfacher? Genau diese Frage haben wir uns auch gestellt. Denn solche Hürden in der Reisekostenabrechnung wie der Verpflegungsmehraufwand haben uns bewegt, den Reisekosten-Gorilla zu entwickeln. Jetzt genügt es, An- und Abwesenheiten und die benötigten Daten digital einzutragen, und die Pauschbeträge werden automatisch berechnet. Das spart Dir Zeit und uns die Notwendigkeit, Dich mit seitenlangen Beispielrechnungen zu quälen. Du hast schließlich Besseres zu tun.

Ein kleiner Ausflug in die aktuelle Rechtsprechung

Hast Du Dich auch schon gefragt, warum reine Reisetage mit einem geringeren Satz vergütet werden als Arbeitstage? Gerade Dienstreisen im Ausland sind häufig mit langen Reisezeiten verbunden. Was ist, wenn sie länger als 24 Stunden dauern? Vor kurzem hat ein Mitarbeiter eines Bauunternehmens erfolgreich dagegen geklagt. Denn seine Anreise nach China hat deutlich länger gedauert. Das Gericht kam zum Urteil: Reisezeit ist wie Arbeitszeit zu vergüten. Noch gibt es keine abschließende Klärung, wie sich das zukünftig auf die Reisekosten auswirkt. Möglicherweise hat es weitreichende Folgen für die Abrechnung — sowohl für Reisen ins Ausland, als auch im Inland. Doch eines können wir dann doch abschließend klären: der Reisekosten-Gorilla bleibt immer auf dem Laufenden. Und damit auch Deine Reisekostenabrechnung.

Nie wieder Excel-Orgien.

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