Das Ende der Ineffizienz

Um es vorweg zu nehmen: Reisekosten in ein Excelsheet eintragen ist KEIN digitaler Prozess. Aber genau das ist in den meisten Unternehmen immer noch State of the Art. Wenn man nachfragt, warum die Digitalisierung noch nicht bei internen Formalitäten wie der Reisekostenabrechnung angekommen ist, reichen die Antworten von „Das haben wir eben schon immer so gemacht“ bis zu „Dafür hatten wir leider noch keine Zeit.“

Gerade letzteres ist ein Vorurteil, mit dem wir nun endlich aufräumen wollen: digitale Prozesse kosten keine Zeit, sie sparen Zeit. Und Geld. Und Nerven.

Geschichten aus der Reisekostenmanufaktur

Doch wie bereits erwähnt, im Moment ist das Gegenteil der Fall. Die manuelle Spesenverwaltung ist an der Tagesordnung. Belege werden von Hand gesammelt, von Hand geordnet, von Hand eingetragen, von Hand weitergegeben. Doch in diesem Fall ist Handarbeit leider kein Synonym für Qualität. Eher von Quantität. Mehr Zeit, mehr Kosten, mehr Frustration. Die Reisekostenabrechnung ist in den meisten Fällen geradezu ein Paradebeispiel für ineffiziente Prozesse und wie man es besser machen könnte: Zum Beispiel Belege einscannen, statt aufkleben; Reisedaten- und -kosten zentral speichern, statt auf den Rechnern der Mitarbeiter; Fehler vermeiden, statt provozieren; berechnen lassen, statt selber rechnen. Und — besonders wichtig für viele Mitarbeiter — Kosten schnell erstatten, statt erst Wochen später.

Vom Vorurteil zum Vorteil

Zugegeben, in jedem Vorurteil steckt ein Fünkchen Wahrheit. Ja, eine intelligente Automatisierung kostet am Anfang auch Zeit. Ja, man muss sich mit der Thematik auseinandersetzen, um sie zu verbessern. Ja, historische gewachsene Prozesse und altbekannte Formulare müssen zunächst hinterfragt werden. Und ja, das Neue muss im Unternehmen implementiert werden. Aber nein, es ist bei weitem nicht so kompliziert, wie es sich anhört. Denn gerade bei der Reisekostenabrechnung gibt es eine gute Nachricht: Ein Großteil der Arbeit ist schon getan. Die digitale Lösung gibt es schon: den Reisekosten-Gorilla.

Alles, nur nicht kompliziert

Selbstverständlich hat der Reisekosten-Gorilla an alle Funktionen rund um die Reisekostenabrechnung gedacht. Vom Backoffice-Modus bis zur individuellen Einbindung ins Unternehmen. Und wie er im Detail funktioniert, kann man hier nachlesen. Aber weil wir hier von Digitalisierung und Vereinfachung sprechen, wollen wir eines hervorheben: der Gorilla ist eine SaaS-Anwendung. Das bedeutet „Software-as-a-Service“ und nichts anderes, als dass Du dich um nichts kümmern musst. Alles findet im Browser statt, es gibt also keine Kompatibilitätsprobleme, die Anwendung kann mobil genauso genutzt werden wie auf dem Rechner, Updates werden automatisch ausgeführt. Trotzdem sind alle Daten absolut sicher. Und selbstverständlich können die Daten auch als Excelsheet exportiert werden, z.B. für eine entsprechende Buchhaltungssoftware. Und das ist dann ein digitaler Prozess, zumindest ein Teil davon.

Nie wieder Excel-Orgien.

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